Инструкция заполнения паспорта архива организации

инструкция заполнения паспорта архива организации
Форум портала «Архивы России» > Архивы > Архивы организаций > Помогите пожалуйста PDA Просмотр полной версии : Помогите пожалуйста Kombrig15.05.2011, 00:49Всем здравствуйте! Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. Количество ед.хр. в соответствующих графах раздела указывается после поединичного их подсчета. 2.15.1. При заполнении: графы 1, строки 401 раздела 4 количество ед.хр. устанавливается по номенклатуре дел отчитывающейся организации, где указаны сроки их хранения.


Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31). ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. 3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации. Такие архивы берутся на учет как возможные источники комплектования архива.

При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежитсогласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел. 4.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю.

Похожие записи: